Služební vůz potřebuje správné vedení knihy jízd: na co byste neměli zapomenout

Kdo se řádnému vedení knihy jízd nevyhne, jsou všichni plátci DPH využívající firemní vozy. Samozřejmě nárok na odpočet z daně mají jen v případě pracovního využití vozu, soukromé používání musí být z odpočtu vyňato.

Nutnost vyplňovat knihu jízd mají dále ti, kteří sice nejsou plátci DPH, ale užívání vozidla prokazují v rámci daně z příjmů. Existuje ovšem výjimka, když využíváte paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem. Pak vést knihu jízd skutečně nemusíte.

Kolik máte bodů za přestupky? Výpis z karty řidiče získáte nově i přes internet

„Všem, kterých se povinnost vést si knihu jízd týká, bych důrazně doporučoval její řádné průběžné vyplňování. V zákoně sice překvapivě žádnou zmínku o knize jízd nenaleznete, ale je nejjednodušším nástrojem, jak prokázat výdaje úřadům při řešení nesrovnalostí, a stala se obecně přijímanou zvyklostí,“ sděluje daňový poradce Petr Linx z auditorskéa poradenské společnosti BDO.

„Občas člověk zaslechne i o případech dopisování knihy jízd několik měsíců až roků zpětně. To považuji v uvozovkách za velmi odvážné, zvláště vzhledem ke krátké lhůtě k předložení dokumentace. Mám za to, že je to dost neproveditelný úkol, na který finanční úřad stejně nakonec přijde, jelikož se daňovému subjektu nepodaří vše dohledat a prokázat přesně podle skutečnosti,“ doplňuje.

Čistě pracovní využití automobilu bývá nerealistické

Při uplatňování nároku na odpočet DPH z pořízeného dopravního prostředku musí plátce určit nebo odhadnout poměr, ve kterém se bude automobil používat pro firemní a soukromé účely.

„Z praxe nedoporučuji odhadovat 100% užívání vozu pro byznysové účely, a to hned ze dvou důvodů. Naprostá většina vozů ze zkušenosti není používána čistě pro pracovní záležitosti, navíc pro správce daně často jde o případ, u něhož může snadno ověřit správnost a na který se zaměří,“ komentuje Petr Linx.

Mezi nejúspornější dostupná naftová auta se řadí i Octavia. V přehledu také SUV

Jelikož služební vozy bývají čas od času využívány i například pro nákup, cestu do lékárny nebo k vyzvednutí dětí, doporučuje Petr Linx ve většině případů uvést byznysové užívání přibližně z 80 procent.

Tím to však z pohledu DPH nekončí. „V průběhu dalších čtyř let po roce pořízení plátce dané vozidlo sleduje a v případě, že se poměr sníží o více než 10 %, musí ještě provést úpravu uplatněného odpočtu a část DPH státu vrátit,“ komentuje Petr Linx. Samozřejmě to funguje i naopak, tedy lze zpětně nárokovat část odpočtu v případě, že se poměr oproti prvnímu roku zvýší o více než deset procent.

Když je automobil používán pro smíšené účely, plátce má opět nárok na odpočet pouze v částečné výši. Jde například o pohonné hmoty, mytí, servis, údržbu, splátky operativního leasingu. U těchto provozních výdajů se jedná o jednorázové krácení, plátce daně se k nim již další roky nevrací.

Čím detailnější kniha jízd, tím je prokazování snazší

V záznamu o cestě v knize jízd by neměly chybět datum, stav tachometru na začátku a konci jízdy, místo výjezdu a příjezdu, množství natankovaných pohonných hmot včetně ceny a účel cesty.

„Zároveň doporučuji uvádět nad rámec toho i čas odjezdu a příjezdu, čas začátku a konce případné bezpečnostní přestávky, u trasy i průjezdní body a u zahraničních cest i údaje o mýtném,“ radí Petr Linx.

Přednost zprava i na lesní cestě. Kde všude platí pravidla silničního provozu?

„Při dokazování správnosti finančnímu úřadu se tyto zpřesňující informace hodí a je možné, že bez jejich uvedení v knize jízd by se na ně i tak úřad dotazoval a bylo by obtížné je dohledávat zpětně,“ doplňuje daňový poradce z BDO.